YOGYAKARTA — Himpunan Mahasiswa Ilmu Keperawatan (Himika) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan Universitas Gadjah Mada (FK-KMK UGM) telah melangsungkan program kerja pelatihan mini bertajuk “SEBE For Himika”. Pelatihan ini diselenggarakan secara daring melalui platform Zoom Meeting sebagai upaya memperkuat keterampilan administratif serta pemahaman alur birokrasi di lingkungan organisasi maupun fakultas bagi para staf baru Himika FK-KMK UGM periode 2025/2026.
Memperkuat Pemahaman Birokrasi Organisasi
Latar belakang diselenggarakannya kegiatan ini berawal dari kebutuhan pengembangan kapasitas staf Himika dalam memahami alur birokrasi, tata cara persuratan, dan penyusunan laporan keuangan yang tertib dan sesuai prosedur. Melalui pelatihan ini, peserta tidak hanya diajarkan mengenai alur birokrasi di tingkat Himpunan dan BSO (Badan Semi Otonom), tetapi juga dikenalkan pada penggunaan media pendukung seperti linktree internal serta buku panduan persuratan resmi Himika dan fakultas.
“Kegiatan ini menjadi sarana pembelajaran untuk membekali staf baru dengan keterampilan administratif yang mumpuni, termasuk penyusunan proposal, laporan pertanggungjawaban (LPJ), hingga laporan keuangan agar pelaksanaan program kerja dapat berjalan lebih efektif dan profesional,” ujar panitia pelaksana kegiatan.
Pelaksanaan Rangkaian Pelatihan Daring
Pelatihan “SEBE For Himika” diikuti oleh staf baru dari masing-masing divisi di Himika FK-KMK UGM yang terbagi ke dalam kelompok-kelompok belajar. Pelatihan difokuskan pada dua materi utama yang dilaksanakan secara bertahap:
- Materi Proposal dan Persuratan Internal
- Kelompok Dua: Sabtu, 18 April 2026 (18.30 – 20.06 WIB)
- Kelompok Satu: Minggu, 19 April 2026 (18.30 – 20.38 WIB)
- Materi Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Persuratan Eksternal
- Kelompok Dua: Kamis, 23 April 2026 (18.30 – 21.38 WIB)
- Kelompok Satu: Jumat, 24 April 2026 (18.30 – 20.55 WIB)
Selama sesi pelatihan, para peserta mendapatkan pemaparan materi dari pengurus internal, yaitu Sekretaris dan Bendahara. Pemaparan mencakup alur persetujuan proposal/LPJ (baik tanda tangan manual maupun e-sign), penggunaan KOP BEM dan Himika, pembuat surat internal/eksternal, serta simulasi pengerjaan tugas langsung dan diskusi interaktif.
Pengembangan Soft Skills dan Evaluasi Program
Selain memberikan pemahaman administratif, pelatihan ini juga dirancang untuk mengasah berbagai soft skills para staf baru, seperti leadership (kepemimpinan), public speaking, presentation skills, dan communication skills.
Berdasarkan evaluasi pelaksanaan kegiatan, antusiasme peserta tergolong tinggi yang ditunjukkan melalui kehadiran yang tepat waktu serta keaktifan dalam sesi tanya jawab dan pembahasan penugasan. Meski terdapat beberapa tantangan teknis khas kegiatan daring seperti kendala koneksi pada media Zoom Meeting, fleksibilitas jadwal dan materi yang dikemas dengan ringan membuat kegiatan berjalan dengan sukses dan mencapai tujuannya.
(Kontributor: Maria Dorothi Anita Endah Lovitasari)